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家電の大型専門店 デジモノレビュー

 自宅やオフィスのデスクトップパソコンと外出用のモバイルノートパソコンを併用する場合、両方のパソコンの内容をきちんと反映させ合わないとトラブルの元になる。マイクロソフトの新OS「Windows 7」には「オフラインフォルダー」と呼ぶ機能があり、この操作を自動化できる。新機能ではないが、これを機に覚えておくと便利だろう。


■2つのファイルを自動で同期

 自宅やオフィスのデスクトップでエクセル表などを途中まで作成する。それをノートパソコンにコピーして出先に持ち出し、現地でデータを追加する。自宅やオフィスに帰ったら、今度はノートパソコンの最新データをデスクトップに書き移す。こうした操作を日常的にしているビジネスユーザーは多いはずだが、問題なのは両方を間違いなく最新状態に保つ方法だ。

 出発する前、帰った後、さらに次の日に出かける前と、規則正しくファイルを移動する勤勉な人なら問題はない。しかし、一度でも忘れるとデータに不整合が生じたり、古いデータで上書きしたりするミスの原因になる。

 Windows 7の「オフラインフォルダー」は、2つのパソコンをLANで接続すると、指定したフォルダーやファイルの中身を比較・照合して、日付が新しい方に自動的に更新する機能だ。この処理を「同期」という。

 デスクトップとノートパソコンを同期させた後、ノートパソコンをLANから外して持ち出せば、通常のファイルと同じように端末上でデータを追加したり書き換えたりできる。自宅やオフィスに戻り再びLANに接続すると、ノートパソコン上で更新したファイルの内容をデスクトップ側に自動で上書きする。

 ときには両方のパソコンでそれぞれのファイルを編集することもあるだろう。これを「ファイル競合状態」と呼ぶ。競合状態が起きた場合は、同期を一旦中止する。そして両方のファイルのどちらを保存するか、あるいは両方とも保存するかをユーザーに選択させ、競合状態を解消する。

■最初に「共有」に設定

 デスクトップ側で作成したファイルやフォルダーをノートパソコンで持ち出す場合、オフラインフォルダー機能を利用する手順は次のとおりだ。

 まず、デスクトップ側にあるファイルやフォルダーをノートパソコン側から閲覧できる「共有」状態にするため、フォルダーやドライブを右クリックして表示されたメニューの「共有(H)」をクリックする。ウィザードに従って操作すると、ノートパソコンからアクセスできるようになる。

 次に、ノートパソコン側からアクセスした共有ファイルやフォルダーを右クリックして、メニューから「常にオフラインで使用する(A)」を選択する。これだけで、オフラインフォルダー機能が有効になり、ファイルを同期させることができる。

 なお、オフラインフォルダー機能が利用できるWindows 7のエディションは「プロフェッショナル」「エンタープライズ」「アルティメット」の3種類。一番安い「ホームプレミアム」では利用できない。今回のような使い方だと、「常にオフラインで使用する(A)」を指定するノートパソコン側のエディションが、プロフェッショナル以上である必要がある。デスクトップパソコン側のOSやエディションは問わない。

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